استخدام کارمند و شغل های اداری

تقریبا همه ادارات نیاز به استخدام کارمند اداری دارند. وظیفه بالقوه هر کارمندان، مدیریت اسناد و انجام وظایف پرسنلی است تا اطمینان حاصل شود که کارهای اداری روزمره بدون مشکل پیش می روند. اکثر شرکت‌ها و نهادهای دولتی و خصوصی برای انجام کارهای اداری خود کارمندان اداری را استخدام می‌کنند. تقریباً کارمندِ هر نوع اداره ای باشید شغل شما چهار کارکرد اصلی را شامل می‌شود: ارتباط، هماهنگی، وظایف اداری روزانه و برنامه‌ریزی بلندمدت.

استخدام کارمند اداری در شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک

شرکت ها و تجارت های بزرگ، جاهایی هستند که بیشترین نیاز را به استخدام کارمند اداری دارند و بیشترین کارمندان را استخدام می کنند. غالبا در مشاغل بزرگ، یک بخش کامل به امور اداری اختصاص دارد و افراد به عنوان کارمند در آن خدمت می کنند. سازمان‌های کوچک‌تر نیز تعداد کمتری کارمند را استخدام می‌کنند تا در کنار سایر کارکنان سازمان، فعالیت کنند. شغل کارمندی، دارای سلسله مراتب است؛ برخی از کارمندان رتبه بالاتری از سایرین دارند و مسئول نظارت بر فرآیندها و پرسنل هستند. این کارمندان ارشد باید اطمینان حاصل کنند که شرکت، قادر به دستیابی به اهداف مشخص شده است. کار کارمندی می تواند شامل موارد مختلفی همچون نوشتن گزارش و تجزیه و تحلیل اعداد خروجی، حسابداری، نامه نگاری، بایگانی و … باشد.

 

استخدام کارمند اداری در ادارات دولتی

اکثر دولت ها برنامه های وسیعی برای استخدام کارمند اداری دارند و غالبا تعداد زیادی کارمند اداری در اختیار دارند. وظایف هر کارمند، بسته به ادارۀ محل خدمت، متفاوت است. کار کارمندان دولتی به جای کمک به دستیابی به اهداف شرکتی، ارائه خدمات دولتی به مردم است. کار کارمندان ادارات دولتی هنوز در اغلب کشورها بسیار کاغذ محور است. مکاتبات و کاغذ بازی های مرسوم جزو سیستم کاری در ادارات دولتی است و یک کارمند اداری به مرور این امورات را یاد خواهد گرفت.

مهارت های عمومی لازم برای استخدام کارمند اداری:

توانایی کارمندان اداری در تعامل و برقراری ارتباط با سایر کارکنان

بعد از استخدام کارمند اداری، فرد استخدام شده باید یک سری مهارت های عمومی داشته باشد. کارمندان اداری هم در شرکت ها و هم در ادارات دولتی معمولاً باید تمرکز زیادی روی ارتباطات داشته باشند. این افرد معمولاً هم با مدیریت و هم با سایر کارکنان در ارتباط خواهند بود و تا حدی وظیفه انتقال پیام ها بین این دو گروه را بر عهده دارند. معمولاً همه ارتباطات باید واضح، مختصر و دارای لحن حرفه ای باشد. کارمندان باید بدانند که چه اطلاعاتی باید به اشتراک گذاشته شود و بهترین روش برای برقراری ارتباط با سایر بخش ها چیست.

ایفای نقش خود در فعالیت های گروهی اداری

 کارمندان اداری مانند عضوی از یک تیم هستند که باید وظایف خود را به درستی انجام دهند. پس باید قدرت هماهنگ کردن خود با سایر بخش های اداره را داشته باشند. برای مثال، در یک شرکت خدماتی، ممکن است نیاز به هماهنگی وظایف تکنسین، موقعیت های شغلی و تحویل محصول در زمان مقرر وجود داشته باشد. در یک بیمارستان، شیوه هماهنگی به گونه ای دیگر خواهد بود. اما در هر دو اگر یک کارمند اداری وظیفه خود را به موقع و درست انجام ندهد در مجموع، کار کل اداره دچار اختلال می‌شود.

سازگاری کارمندان اداری با انجام وظایف روتین اداری

تقریباً هر سازمانی وظایف کوچک و روزانه ای دارد. این وظایف ممکن است پیش پا افتاده به نظر برسند، اما باید تکمیل شوند تا کسب‌وکار، طبق روال به جلو حرکت کند. بسیاری از این موارد مربوط به کاغذبازی هستند، و بیشتر آنها تحت شرح وظایف اصلی کارمندان اداری قرار می گیرند. برخی از این کارها عبارتنداز پرداخت قبوض، صدور فاکتور برای مشتریان، پردازش پرداخت های دریافتی و ایجاد لیست حقوق و دستمزد برای کارکنان. در شرکت ها یا آژانس های کوچک، کارمند اداری اغلب خودش مسئول اینگونه وظایف است.

مدیران معمولاً این نوع وظایف را شخصاً انجام نمی‌دهند، بلکه ترجیح می‌دهند آن‌ها را به کارکنان محول کنند. اما معمولاً مسئولیتِ اطمینان از انجام درست و به موقع آن‌ها را بر عهده دارند. وقتی یک شرکت، مشکل صورت‌حساب دارد یا از پرداخت‌های عمده عقب می‌افتد، کارمند اداری اغلب یکی از اولین افرادی است که سرزنش می‌شود.

انجام سهم کاری خود در برنامه ریزی ها

کار کارمند اداری، وی را در خط مقدم اجرای برنامه ریزی ها قرار می دهد. به نوعی اجرای برنامه ریزی ها به دست کارمند های اداری انجام می‌شود. مدیران کسب‌وکارها و یا دولت‌ها ممکن است به دنبال راه‌هایی برای اعمال اهداف و برنامه‌ریزی در سطح سازمان باشند. در نهایت تصمیمات این نهاد های مافوق برای اجرایی شدن به صورت دستورالعمل به کارمندان اداری خواهد رسید. به عنوان مثال، یک کارمند اداری ممکن است مسئول پیدا کردن فضای بزرگ‌تر برای سازمان یا طراحی فضای کاری شود. یا ممکن است وظیفه پیدا کردن نیازهای شهروندان را در مورد چیزی خاص مانند معافیت مالیاتی بر عهده داشته باشد. همه این وظایف به نوعی نقش کارمند اداری را در عملیاتی شدن برنامه ریزی های سازمان، ایفا خواهند کرد.

نحوه استخدام کارمند اداری

نمی‌توان لیستی واحد از آنچه برای تبدیل شدن به یک کارمند اداری لازم است تهیه کرد. این موضوع تا حدی به این دلیل است که وضایف یک کارمند اداری بسته به اداره و شرکت استخدام کننده، ممکن است بسیار متفاوت باشند. الزامات یک شرکت بزرگ واقعاً متفاوت از الزامات یک اداره کوچک غیرانتفاعی یا خصوصی است. اکثر ادارات در ایران از طریق آزمون اقدام به استخدام کارمند اداری می کنند. هر اداره ممکن است بسته به نیاز خود به فارغ التحصیلان رشته های متفاوت از سایر ادارات نیاز داشته باشد. برخی از ادارات، بعد از استخدام پرسنل، آنها را مجبور به گذراندن دوره های آموزشی یا کارآموزی می کنند. این دوره ها سبب می شوند پرسنل جدید مهارت های تکمیلی و مطلوب شرکت را بدست بیاورند.

بسیاری از کارفرمایان، بیشتر به تجربه کاری مرتبط علاقه دارند تا مدارک تحصیلی. تجربه حل مشکلات، مدیریت وظایف و استفاده از سیستم های کامپیوتری از جمله مهارت های مهم برای استخدامی در ادارات دولتی است. توانایی کار تحت محدودیت های زمانی و انجام وظایف طبق اولویت ها نیز می تواند سبب ارتقای شغلی یک کارمند اداری شود.

تفاوت کارمند اداری با دیگر عناوین شغلی فعال در ادارات

عنوان شغلی «کارمند اداری» گاهی اوقات می‌تواند به راحتی با مشاغل مشابهی چون «دستیار دفتر اداری» و یا حتی منشی، اشتباه گرفته ‌شود. دستیار دفتر اساساً یک منشی یا اپراتور پشتیبانی است که نقش بسیار کوچکی در یک سازمان ایفا می کند. این نقش می‌تواند شامل تشکیل پرونده، پاسخگویی به تلفن ها و سایر کارهای اداری سطح پایین باشد.

کارمند اداری به جای پشتیبانی، اغلب مشغول کارهای اجرایی است. کار یک کارمند اداری در مقایسه با کار یک پشتیبان دفتری به آموزش و تخصص و مدرک تحصیلی بالاتری نیاز دارد. هر دو نوع شغل مورد مقایسه، شامل مدیریت وظایف مختلف هستند منتها در سطوحی کاملا متفاوت با یکدیگر.

برخی از  انواع کارمند اداری

در مورد موضوع استخدام کارمند اداری باید بدانید که مشاغل زیادی در زیرمجموعه کارمند بودن قرار دارند. به عنوان مثال متصدی رایانه، حسابدار، صندوق دار و … همگی تحت عنوان کارمند، خطاب می‌شوند ولی وظایف کاملا متفاوتی در داخل یک اداره واحد دارند. کارمند اداری و دفتری انواع بسیار زیادی دارد و پرداختن به همه آنها وسیع تر از مجال این نوشته است. به همین دلیل در ادامه، تنها به چند مورد معدود از انواع کارمند اداری بسنده می کنیم.

-‌ توسعه دهنده نرم افزار.

وظایف اصلی این نوع از کارمند اداری و دفتری، توسعه‌دهندگی نرم‌افزارهای سازمانی است. معمولاً از این نرم افزارها برای برای رعایت نیازهای مشتریان استفاده می‌شود. کسانی که مهارت هایی کارآمد در حل مسئله و فن آوری دارند معمولاً در این زمینه کار می کنند. توسعه دهندگان نرم افزار، ممکن است در سازمان های خصوصی یا دولتی، شرکت های فناوری یا استارت آپ ها تحت عنوان کلی کارمند اداری کار کنند. این شغل در برخی از موارد با عنوان شغلی متصدی رایانه نیز ممکن است همپوشانی وظایف داشته باشد.

– حسابدار.

حسابداری، حرفه ای است که سوابق مالی یک سازمان، شرکت یا فرد را مدیریت می کند. به طور معمول، حسابداران اطمینان حاصل می کنند که یک سازمان به طور کارآمد عمل می کند و سوابق مالی برای حسابرسی به روز و دقیق هستند. آنها ممکن است دارای مهارت هایی مانند ارتباط، تحلیل، ریاضی و … باشند. حسابداران ممکن است به عنوان بخشی از کارکنان یک اداره و تحت عنوان کلی کارمند اداری فعالیت کنند.

– دستیار اجرایی.

نقش یک دستیار اجرایی شبیه به یک دستیار شخصی است که از کارکنان اجرایی در فعالیت های روزانه خود پشتیبانی می کند. به طور معمول، دستیاران اجرایی ممکن است مسئولیت های بیشتر و فراتر از وظایف اداری داشته باشند. مانند ایجاد برنامه های سفر برای تیم های اجرایی و مهمانان و … . آنها همچنین ممکن است در فرآیندهای تصمیم گیری، شرکت کنند و گاهی اوقات ممکن است بسته به شرکت، تیم‌های کوچکتری را نیز رهبری کنند.

– مسئول منابع انسانی.

متخصصان منابع انسانی به عنوان کارمند اداری، جنبه های مختلفی را در رابطه با کارکنان یک سازمان، مدیریت می کنند. کار آنها می تواند شامل استخدام افراد مناسب برای یک موقعیت شغلیِ خالی و آموزش به کارکنان جدید باشد. آنها معمولاً نگرانی های کارکنان را رفع و رجوع می کنند و برای کمک به یافتن راه حل با آنها همکاری می کنند. آنها همچنین می‌توانند خط‌مشی‌ها و رویه‌های شرکت را پیش‌نویس، انتشار و اجرا کنند و کارکنان را در رابطه با دستورالعمل‌های محل کار، آموزش دهند. این نوع از کارمندان اداری معمولاً دارای مهارت های ارتباطی و تصمیم گیری کتبی و شفاهی کارآمد هستند.