آشنایی با نکات کلیدی مدیریت زمان جهت پیشرفت در حرفه و کار

آشنایی با نکات کلیدی مدیریت زمان

آشنا بودن با نکات کلیدی مدیریت زمان باعث می‌شود تا در حرفه و کار خود پیشرفت کنید، پروژه های خود را با موفقیت به انجام برسانید و به افزایش دستمزد نیز  برسید.

نکات کلیدی مدیریت زمان بسیار زیاد هستند و ممکن است در درجه اول کمی سخت به نظر بیایند. در این مقاله قصد داریم تا با نکات کلیدی مدیریت زمان بیشتر آشنا شویم.

از نکات کلیدی مدیریت زمان داشتن برنامه در طول روز می باشد. در انجام دادن کارهای روزمره خود عجله نکنید، افکار و عقاید خود را برای انجام دادن کار های روزمره در طول روز جمع آوری کنید. آن کارهایی که واقعا مهم و حیاتی هستند را به خاطر بسپارید و خود را برای ملاقات هر آنچه که در روز برای شما ممکن است پیش بیاید آماده نماید. همانطور که گفته شد از نکات کلیدی مدیریت زمان آن است که برای کارهایی که قصد انجام دادن آنها را دارید برنامه‌ریزی داشته باشید.

مجموعه ای از اهداف معقول را برای کارهایی که در آن روز قادر به انجام آن ها خواهید بود را تهیه کرده و فهرستی از آن را آماده کنید. وظایف و کارهای خود را به قسمت های کوچکتر و ساده تری تقسیم بندی نمایید. انجام دادن یک کار بزرگ به صورت یکباره می تواند باعث شود که شکست خورده و احساس ناامیدی به شما دست دهد.  برای اینکه بتوانید کار خود را به درستی و به طور مناسب انجام دهید، آن را به تعداد کارهای کوچکتر تقسیم کرده و در طول روز یا هفته های دیگر مقداری از آن را انجام دهید.  اینکه بدانید امروز قرار است چه کاری را انجام دهید و هفته آینده نیز کارهای مناسب خود را مطابق برنامه پیش برید، از نکات کلیدی مدیریت زمان به شمار می آید و سبب دادن نظم به زندگی شما میگردد.

اولویت بندی وظایف

در ادامه مقاله آشنایی با نکات کلیدی مدیریت زمان به بخش اولویت بندی وظایف میرسیم. وظایف خود را اولویت بندی کرده و از انجام دادن کارهای غیر ضروری اجتناب و خودداری کنید. مهم نیست چه کاری را دارید انجام می دهید، مهم این است که آن را به بهترین نحو ممکن و با مناسب ترین کیفیت در کوتاه ترین زمان انجام دهید. زمانی که برای صرف غذا، ورزش و معاشرت با دوستان و آشنایان خود برنامه ریزی کرده اید را می توانید در جدول زمانی قرار داده و به ترتیب اولویت آنها را انجام دهید. استفاده از قانون ۱۰ دقیقه نیز یکی از موارد و نکات کلیدی مدیریت زمان شمار می آید. قانون ۱۰ دقیقه را چگونه تمرین کنیم؟ همه ما در طول زندگی روزمره خود وظایفی داریم که از انجام دادن آنها بیزاریم و به نوعی انجام دادن این کارها را دائماً به تعویق می‌اندازیم. هنگامی که این مسائل و مشکلات ناخوشایند در برابر ما ظاهر می‌شوند، در حالت اضطراب و استرس قرار می‌گیریم و انجام دادن این کارها را به موقعیت دیگری می سپاریم. قانون ۱۰ دقیقه بیان می‌کند، به جای اینکه انجام کاری را به تعویق بیندازید، به مدت ۱۰ دقیقه به سراغ آن کار بروید.

به احتمال زیاد هنگامی که شما شروع به انجام دادن آن کار می کنید، کار را ادامه خواهد داد اما فقط ده دقیقه برنامه ریزی را برای آن انجام دهید. استمرار در این کار نکته ای بسیار مهم می باشد. این کار را در طول چند روز انجام دهید و مدت انجام کار نیز از ۱۰ دقیقه بیشتر  طول نکشد. با گذشت زمان متوجه می شوید که کار سختی که قبلا انجام آن را به تعویق می انداختید، اکنون به راحتی انجام می گیرد و حتی در طول مسیر انجام دادن این فرایند لذت زیادی را به دست می آوردید.

مدیریت کردن زمان از جمله مواردی می باشد که هر فردی باید کم و بیش با آن‌ آشنایی داشته باشد. طبق گفته ی اشلی اورمون، نویسنده بزرگ، شما قادر نیستید که زمان از دست رفته خود را جبران کرده و مجدد آن فرصت ها را به دست آورید، شما تنها می توانید در آینده ای که پیش رو دارید بهتر عمل کنید.

مدیریت زمان مهارت بسیار مهم و کارآمدی بوده که بیشتر افراد دوست دارند آن را به دست آورده و در درون خود این ویژگی مهم را تقویت کنند لذا آشنایی با نکات کلیدی مدیریت زمان می تواند شما را به فردی تبدیل کند که قادر باشید توانایی کنترل بر تایم‌ها و ساعت‌های زندگی خود را داشته و با انجام دادن برنامه ریزی های مناسب هر کار و فعالیتی را در موعد مشخص خود انجام دهید.

داشتن برنامه در طول ساعات مختلف

همانطور که گفته شد، برنامه‌ریزی از مهم‌ترین نکات کلیدی مدیریت زمان به شمار می آید. بلافاصله وقتی که از خواب بیدار می شوید، در درون دفترچه خود به برنامه‌ریزی کارهایی که قرار است در طول روز به انجام آنها پرداخته و فعالیت‌هایی که قرار است آنها را انجام دهید بپردازید. تایم‌های مشخصی را به این فعالیت ها اختصاص دهید.

برای اینکه یک برنامه دقیق و زمان بندی شده در اختیار داشته باشید سعی کنید تا حد امکان از نوشتن کارهای غیر ضرور و بی فایده خودداری کنید، تنها اهداف و کارهایی که به پیشبرد شما در زندگی و به دست آوردن پیشرفت منتهی می‌شوند بپردازید و برنامه ریزی و سازماندهی لازم را داشته باشید. نوشتن یک برنامه ریزی دقیق و جزئی، جزئی اصلی از نکات کلیدی مدیریت زمان به شمار می آید. استفاده از ابزاری مثل تقویم، نمودار دیواری، دفترچه یادداشت، برنامه ریزی الکترونیکی بر روی گوشی، دفتر خاطرات جیبی و کارتهای کوچک برای نوشتن برنامه ریزی مناسب هستند. تمامی وظایف و برنامه های طول روز خود را در آنها فهرست کنید تا بتوانید در طول روز بر اولویت های خود تمرکز داشته و کارهای خود را متناسب با آنها پیش ببرید.

در طول روز تمامی این برنامه ها را پیش خود مرور کنید، اولویت بندی ها را انجام دهید و به آن برنامه پایبند باشید. در پایان هر روز کاری چند دقیقه وقت خود را صرف کار هایی که در طول روز قرار بود آنها را انجام دهید نمایید و در مقابل آنها تیک بزنید. انجام دادن این کار سبب می شود تا کارهای اصلی را که در روز به انجام رسانده اید در طول روزهای دیگر نیز تکرار کرده و کارهای کم اهمیت تر و غیرضروری را در طول روز های بعدی و آینده از برنامه حذف کرده و دیگر انجام ندهید.

استفاده از قانون هشتاد بیست

یکی از قانون های مفیدی که سبب می شود تا نکات کلیدی مدیریت زمان  را آموخته و در زندگی به کار برد، استفاده از قانون هشتاد بیست می باشد. این قانون هنگامی که در انجام کارها اعمال می شود، به آن معنی است که تقریباً بیست درصد کار سخت شما هشتاد درصد نتیجه مفید در پی دارد. برای استفاده از این قانون در ابتدا لازم است مهمترین وظایف خود را که قرار است آنها را انجام دهید شناسایی کرده و سپس مراحل بعدی را دنبال کنید.

به نتیجه ای که قرار است به آن برسید فکر کنید و هدف خود را در پیش روی خود مجسم داشته باشید. اقدامات لازم را برای انجام کا به کار ببرید‌، عمل خود را با قاطعیت تمام به انجام رسانید و با دقیق ترین شکل ممکن و ترتیب و اولویت بندی به انجام آن بپردازید. کار خود را تمرین و تکرار کنید تا به اتمام برسد. قانون هشتاد بیست در تمام کارهایی که برایشان برنامه‌ریزی کرده اید مفید می باشد. از این قانون استفاده کنید تا مهارت مدیریت زمان را به نحو بهتری در خود افزایش دهید.

تمرکز و انجام دادن کاری معین

دیده شده است که تقریبا اکثر ما سعی می‌کنیم تا که کاری را به صورت یکباره انجام دهیم و در نهایت تقریباً به هیچ نتیجه قابل قبولی دست پیدا نمی کنیم و هیچ کدام از کارهایی که قصد انجام دادن آنها را داشتیم را نمی‌توانیم به درستی انجام دهیم و به اتمام رسانیم. افرادی که سعی می کنند چنین هدفی را در یک زمان کم و به یکباره به سرانجام رسانند نسبت به افرادی که تمرکز خود را روی یک هدف واحد و یکسان نگه می دارند، کمتر متعهد بوده و شانس کمتری برای موفقیت خواهند داشت. نکات کلیدی مدیریت زمان به شما کمک می کند تا کار مشخصی را در یک زمان و ساعت مشخص انجام دهید و تنها بر روی همان کار تمرکز داشته باشد تا منجر به موفقیت شما گردد. انسان موفق تا آنجا که ممکن است با نکات کلیدی مدیریت زمان آشنا بوده و در هر زمان فقط برای یک کار مهم تمرکز می‌کند. هنگامی که سعی می کنید چند وظیفه مختلف را در بازه ی زمانی کوتاهی انجام دهید، در نهایت بهره وری کمتری نیز به دنبال خواهد داشت و تمرکزتان معطوف هیچ یک از کارها نخواهد بود. در حالی که احساس فشار زیادی می کنید، در کنار انجام چندین کار و فعالیت مختلف، شروع به فکر کردن به چیزهای بی اهمیت تر کرده، مثلا برای مهمانی چه چیزی بپوشیم و  یا به مشاجره با همکاران و غیره خواهید پرداخت. در نهایت فکر کردن به این موضوعات پوچ و عبس، به استرس تبدیل می‌شود و شما را از انجام دادن کارهای کارآمد و پر بازده باز می دارد.

از نکات کلیدی مدیریت زمان می‌توان به تمرکز بسیار بالا در هنگام انجام کار اشاره کرد که بسیار حائز اهمیت می باشد. همان‌طور که راب برندسما، روانشناس و مربی ذهن آگاهی در سخنرانی‌های خود در رابطه با داشتن تمرکز در انجام دادن کارها به این نکته اشاره می‌کند؛ وقتی که صحبت می کنید فقط صحبت کنید وقتی گوش می‌کنید فقط گوش کنید، در لحظه کارهای خود را انجام دهید تا بتوانید به طور کامل روی کاری که بر آن تمرکز کرده اید متمایل شده و کار را در نهایت به درستی و سر موقع به نحو احسن انجام دهید.

هر کار را در زمان مخصوص به خود انجام دهید و با داشتن برنامه ای دقیق و تمرکزی بالا، بهره وری را به حداکثر برسانید و در وقت نیز صرفه جویی نمایید.